Mientras vas haciendo la transición de un fotógrafo aficionado a uno profesional es fácil pasar por alto los aspectos legales del negocio de fotografía. Sin embargo si ya estas cobrando dinero por tu trabajo fotográfico es importante que te protejas legalmente a base de un contrato. Hoy iré sobre algunos elementos y consideraciones que debes tener en tu contrato de manera que puedas empezar tu carrera fotográfica profesional de manera correcta.

Hace unos cuantos años atrás, en mis comienzos como fotógrafo profesional, una prestigiosa universidad de los Estados Unidos solicitó mis servicios para hacer el trabajo fotográfico de uno de sus eventos aquí en la isla. Era el momento de hacer un primer contrato. Así que consulte a mis colegas fotógrafos sobre qué contenía sus contratos. Hice un escogido de ellos y creé lo que me pareció un buen contrato. El acuerdo fue una cantidad fija por la cobertura del evento. Llegó el día y fui a hacer mi trabajo. Hice mi arreglo del equipo de iluminación. La gente comenzó a llegar y yo hacer las fotos típicas e informales del comienzo, luego siguió la ceremonia, discurso tras discurso, luego la cena y el alcohol. Estuve allí cerca de 10 horas. No contaba que el evento se extendiera tanto. Entonces recordé de mi niñez que mi padre contrataba músicos y estos cobraban por un termino de tiempo y si querías disfrutar un poco más de su música siempre el cliente tenia claro que había un costo adicional.

El año siguiente la universidad me volvió a contratar. Esta vez incluí una clausula nueva al contrato. El acuerdo fue por una cantidad fija por la cobertura del evento hasta 6 horas, a partir de ahí a $180.00 USD más por hora. El cliente me retuvo por 7 horas lo que significó para mí el monto total más $180 extra por la hora adicional. ¿No te parece un mejor acuerdo?

El material a continuación debe tomarse como una sugerencia general y no pretende ser de ninguna manera consejería legal ni sustituye la consulta de un profesional legal. Solo pretende proveerte ideas y consideraciones que debes tener al momento de hacer un contrato. Siempre deberás presentar el contrato y consultar a un profesional de la rama legal.

¿Por qué necesitas un contrato de fotografía?

EL negocio de la fotografía es como cualquier otro negocio y alguna vez las cosas pueden ir mal – que tu cámara falle, que la tarjeta de memoria falle, desastres naturales, que te enfermes, que tengas un accidente, clientes bipolares y hasta que se te caiga la tarjeta de memoria al mar mientras sales del bote donde ocurrió la boda. Cualquiera de estas y muchas otras cosas más pudieran suceder y convertir tu plan de trabajo perfecto en el peor de tus días.

Un contrato formaliza las cosas entre tu cliente y tú. Los clientes van a apreciar la formalidad y el hecho de que eres lo suficientemente profesional para ofrecer un contrato que ofrece protección para todas las partes involucradas.

Una pregunta simple que debes hacerte al momento de decidir si redactar un contrato o no es la posibilidad de arrepentimiento por no haberlo hecho. Es poco probable que te arrepientas de hacer un contrato cuando éste te provee con protección adicional dentro del millón de posibilidades y escenarios distintos que pudieras enfrentar si algo sale mal. Con esta información en mente, vayamos a lo que vinimos, veamos la lista de los elementos importantes de un contrato de fotografía.

Elementos importantes a la hora de redactar un contrato de fotografía

1. La información básica que todo contrato de fotografía debe tener – El primer elemento que todo contrato de fotografía debe tener en su inicio es la información básica de identificación y contacto del cliente y del fotógrafo. La información debe ser de ambos, recuerda que este documento es para ti y para el cliente y legalmente debe identificar claramente quienes son las partes del acuerdo. Esta información puede estar pre impresa o puede ser escrita a puño y letra al momento de firmar el acuerdo.
Del cliente debes incluir su nombre y apellidos, dirección, número de teléfono, correo electrónico y espacio para su nombre, firma y fecha. De tu parte debes incluir básicamente la misma información.
Es importante también incluir el tipo de evento, lugar y fecha de este.

Horas de trabajo | Una hora de comienzo y una de salida – ¿Recuerdas la historia que te narré hace un momento? Es por esa razón que es importante incluir en contrato por cuanto de tu tiempo es el acuerdo. Si lo dejas abierto estarás a merced de lo que quiera hacer el cliente ese día sin derecho a cambiar tus honorarios.

2. El precio – Otro de los elementos importantes a la hora de redactar tu contrato es el costo total del trabajo fotográfico. Claro esto dependerá del tipo de evento y de cada fotógrafo, a quienes cobran por una cantidad fija, otros por horas de trabajo y otros lo hacen con una combinación de las dos anteriores (un precio fijo por cierto periodo de tiempo y a partir de ahí por hora de trabajo, es así como yo típicamente lo hago).
Siempre es importante ser tan específico como puedas. Recuerda incluir todos los posibles escenarios. Por ejemplo, que tal si el cliente te pide re-trabajar el post proceso de una imagen, o decide añadir 10 fotos más al paquete del acuerdo. Debes incluir estas consideraciones como parte del contrato.

3. Términos de pago | Cómo y cuándo se te pagará – Incluir los términos de pago en un contrato de fotografía te ahorrará grandes dolores de cabeza a corto y largo plazo. Una de las grandes dificultades del fotógrafo profesional de hoy en día es el haber terminado el álbum de bodas, invertido grandes cantidades de tiempo y materiales costosos y no poder cobrarle al cliente el trabajo. ¿Sabes cuantos álbumes de bodas se han hecho y cuando se van a entregar ya la pareja está divorciada? Te sorprenderías de la respuesta.
El término de pago es simplemente la manera en que el pago se realizará, quién lo hará y cuándo éste será hecho. Típicamente el fotógrafo exige un depósito. Si piensas solicitarlo, el contrato debe establecer cuanto será la cantidad y cuando es la fecha límite para entregarlo. También debe establecer la política de devolución en caso de cancelación por parte del cliente (y del fotógrafo).
El contrato también debe establecer cuando el pago final se realizará. En mis contratos a diferencia de otros fotógrafos que establecen el pago final con la entrega del material fotográfico, yo especifico el pago final en una fecha en particular o a la entrega del material fotográfico lo que ocurra primero. De esa manera obligo contractualmente al cliente a hacer el pago para una fecha en particular. Para darle validez a esta fecha se establece en mis contratos una penalidad por cada día que se pague después de esa fecha. De esta manera mis clientes corren a buscar el material fotográfico a tiempo.

4. Artículos a entregar – Cada contrato de fotografía que redactes debe establecer claramente que tu, el fotógrafo proveerá al cliente como resultado del acuerdo. Esto típicamente es en términos de una cantidad mínima de fotografías a las que te comprometes a entregar al cliente. Otras veces es un paquete previamente discutido de cantidad de fotos, álbumes y electrónico.
También en esta sección debes establecer claramente el medio en que entregarás el material- impreso sobre papel fotográfico, en formato electrónico o en ambos. Solo incluye aquí lo que realmente te comprometes a proveer, si después quieres incluir algo más puedes ofrecerlo en calidad de bonificación.

5. Tiempo de entrega – Otro elemento importante es el tiempo de entrega. Debes establecer este tiempo considerando la cantidad de horas de trabajo que requiere el material a entregar y siempre añade un término de tiempo adicional para los imprevistos. Siempre el cliente se sentirá satisfecho saber mediante tu contrato que te comprometes a entregar el material en un tiempo determinado.

6. Licencias y derechos sobre las fotografías – Aquí dependerá mucho tu manera de pensar sobre tu trabajo fotográfico y los derechos sobre éste, además de las implicaciones legales que esto pudiera tener en tu país. Hay quienes no proveen imágenes de alta resolución a sus clientes para así “garantizarse” que no puedan obtener copias de las fotos. Hay otros que si proveen en formato electrónico las fotos de alta resolución. Lo importante es que en el contrato se establezca claramente quien será el dueño de los derechos sobre las fotos – el fotógrafo o el cliente.

7. Clausula de no cumplimiento – Amas lo que haces y estás comprometido con tu negocio y tus acuerdos con los clientes pero como te mencioné antes hay muchísimas cosas que pudieran ir mal. Es aquí donde estableces los términos en que evitarás ser demandado por grandes cantidades de dinero por no haberte presentado a un evento. Típicamente el acuerdo establece en esta sección que si por un evento de emergencia, falla de equipo u otra circunstancia fortuita no pudieses cumplir con tu parte del acuerdo le devolverás la totalidad del dinero ya pagado por el cliente y ninguna otra reclamación adicional más allá de eso podrá solicitarse.

8. Política sobre otros fotógrafos cubriendo el evento – Esta es otra clausula que con el pasar del tiempo he incluido en mis contratos. Hoy en día cuando llegas a un evento hay decenas de personas con cámaras quienes quieren tomar fotos. Esto crea un ambiente de “competencia” por la toma de poses y fotos, la gente en el afán de tomar fotos se coloca en medio, la iluminación del flash de otras cámaras arruina el control de tu iluminación y hace que tu trabajo se tome el doble del tiempo que planificaste. Es por eso que el cliente debe tener claro que tienes una política en tu contrato que estable que tienes prioridad sobre cualquier otro fotógrafo en el evento.

9. “Modelo release” | Autorización de modelo – Si piensas utilizar las fotos del evento en material publicitario de tu negocio o serán utilizadas de otra manera que pudiera generar ingresos para ti te sugiero incluyas en tu contrato una autorización que te otorgue los derechos totales sobre las fotos.

10. Política de cancelación – Aquí debes establecer de manera clara y sencilla en que términos el cliente pudiera cancelar el contrato. Aquí debes incluir: cuánto dinero será o no será rembolsado, hasta que fecha aceptarás una nota de cancelación, si esta debe ser por escrito (así lo recomiendo) y qué pasa si el cliente cancela pasada esa fecha de cancelación.

Algunos ejemplos de contratos para trabajos de fotografía

Contrato de bodas – Por Martin Silva

Guía de contracción del artista visual

Contrato de servicios de fotografía – Juan Carlos Arboleda

¿Compartirías tu contrato como ejemplo para nuestra comunidad?  ¿Conoces de algún otro elemento que debemos considerar a la hora de redactar un contrato?  Me encantaría conocer tu opinión.  Deja tu comentario aquí abajo.